Mencatat transaksi penjualan

      Mencatat transaksi penjualan

Transaksi penjualan dicatat melalui menu Aktifitas >> Penjualan. Untuk transaksi penjualan tunai atau kredit secara langsung maka menggunakan Faktur Penjualan. Sedangkan transaksi penjualan yang didahului dengan pemesanan barang maka menggunakan Formulir Pesanan Penjualan.

a.    Mencatat transaksi dengan Faktur Penjualan

Contoh kasus: 

1.    Tanggal 9 Februari 2011 perusahaan menjual 2 unit Notebook Core 2 Duo kepada pelanggan yaitu CV Mitra Sejahtera senilai masing-masing Rp.4.500.000,00 dan dibayar lunas (harga belum termasuk PPN). (Harga beli Notebook per unit Rp.4.000.000,00).

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Penjualan >> Faktur Penjualan.

Isikan pada Faktur Penjualan sebagai berikut:

-       Pada Pelanggan masukkan pelanggan, yaitu CV Mitra Sejahtera

-       Pada No Faktur, secara otomatis sudah terisi nomor urut faktur

-       Pada Tgl Faktur, isikan tanggal transaksi

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman atau penyerahan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core 2 Duo. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dijual

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada Keterangan, isikan keterangan tentang transaksi

-       Total Faktur berjumlah Rp.9.900.000. Hal ini karena ada tambahan pajak (PPN 10%)

ØJika sudah klik tombol ‘Bayar’. Hal ini karena pelanggan langsung membayar pada perusahaan.

Ø  Pada Bank, pilih rekening penerimaan uang yaitu bank atau kas. Pada tanggal isikan tanggal transaksi penerimaan uang. Selanjutnya klik tombol ‘Simpan & Tutup’. Dengan ini pencatatan transaksi penjualan sudah selesai dan terbuka formulir Faktur Penjualan dengan cap ‘Paid’

Ø  Pada formulir tersebut klik tombol Simpan & Tutup.

Atas transaksi ini maka rekening bank bertambah Rp.9.900.000,00, rekening Persediaan Notebook berkurang Rp.8.000.000,00, rekening penjualan bertambah Rp.9.000.000,00, rekening PPN Keluaran bertambah Rp.900.000,00 dan rekening HPP Notebook bertambah Rp.8.000.000,00.

2.    Tanggal 12 Februari 2011 Perusahaan menjual 1 unit Notebook Core i7 kepada pelanggan Andi Setiawan senilai  Rp.6.000.000,00 (harga belum termasuk PPN). Atas pembelian ini Andi Setiawan membayar sebesar Rp.4.000.000,00 dan sisanya akan dibayar bulan depan. (Harga beli Notebook Core 17 per unit Rp.5.250.000,00)

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

ØPada menu bar klik Aktifitas >> Penjualan >> Faktur Penjualan. Selanjutnya akan terbuka formulir Faktur Penjualan. Isikan sebagai berikut:

-       Pada Pelanggan masukkan pelanggan, yaitu Andi Setiawan

-       Pada No Faktur, secara otomatis sudah terisi nomor urut faktur

-       Pada Tgl Faktur, isikan tanggal transaksi

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman atau penyerahan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core i7. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dijual

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada Keterangan, isikan keterangan tentang transaksi

Ø Total Faktur berjumlah Rp.6.600.000. Hal ini karena ada tambahan pajak (PPN 10%)

Ø Jika sudah klik tombol ‘Bayar’. Hal ini karena pelanggan langsung membayar pada perusahaan. Selanjutnya terbuka formulir Terima Pelanggan seperti berikut:

Ø  Pada Bank, pilih rekening penerimaan uang yaitu bank atau kas (dalam contoh ini Bank). Pada tanggal isikan tanggal transaksi penerimaan uang, pada Keterangan isikan keterangan tentang transaksi, Pada Jumlah Cek isikan jumlah pembayaran yaitu Rp.4.000.000,00, dan pada Jumlah Pembayaran juga isikan Rp.4.000.000,00. Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Selanjutnya terbuka formulir Faktur Penjualan, klik tombol Simpan & Tutup. (Faktur Penjualan belum ada cap ‘Paid’ karena pembayaran dari pelanggan belum lunas).

Atas transaksi ini maka saldo rekening Bank bertambah Rp.4.000.000,00, rekening piutang dagang bertambah Rp.2.600.000,00, rekening Persediaan Notebook berkurang Rp.5.250.000,00, rekening penjualan bertambah Rp.6.000.000,00, rekening PPN Keluaran bertambah Rp.600.000,00 dan rekening HPP Notebook bertambah Rp.5.250.000,00.

3.    Tanggal 14 Februari 2011 Perusahaan menerima pembayaran atas jasa pemasangan jaringan komputer dari warnet ‘LCD Net’ sebesar Rp.1.500.000,00 (tidak ada PPN).

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

ØPada menu bar klik Aktifitas >> Penjualan >> Faktur Penjualan. Selanjutnya akan terbuka formulir Faktur Penjualan. Isikan sebagai berikut:

-       Pada Pelanggan pilih ‘Pelanggan Baru’, kemudian isikan informasi tentang pelanggan baru.

-       Pada No Faktur, secara otomatis sudah terisi nomor urut faktur

-       Pada Tgl Faktur, isikan tanggal transaksi

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman atau penyerahan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Jasa Pemasangan Jaringan. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), biarkan terisi 1

-       Pada Keterangan, isikan keterangan tentang transaksi

-       Total Faktur berjumlah Rp.1.500.000. Dalam hal ini tidak ada tambahan PPN 10%.

ØJika sudah klik tombol ‘Bayar’. Selanjutnya terbuka formulir Terima Pelanggan seperti berikut:

Ø  Pada Bank, pilih rekening penerimaan uang yaitu bank atau kas (dalam contoh ini Bank). Pada tanggal isikan tanggal transaksi penerimaan uang, pada Keterangan isikan keterangan tentang transaksi, pada Jumlah Cek dan kolom Jumlah Pembayaran telah terisi Rp.1.500.000,00. Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Dengan ini pencatatan transaksi penjualan sudah selesai dan terbuka formulir Faktur Penjualan dengan cap ‘Paid’

Ø  Pada formulir tersebut klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka saldo rekening Bank bertambah Rp.1.500.000,00 dan rekening Pendapatan Pemasangan Jaringan bertambah Rp.1.500.000,00.

b.        Mencatat transaksi dengan formulir Pesanan Penjualan

Contoh kasus: 

1.    Tanggal 18 Februari 2011 pelanggan Andi Setiawan memesan 2 unit Notebook Core i7 kepada perusahaan senilai Rp.6.000.000,00 per unit (harga belum termasuk PPN) dengan memberi uang muka Rp.1.000.000,00 ditambah PPN 10%.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Penjualan >> Pesanan Penjualan.

Isikan pada formulir Pesanan Penjualan sebagai berikut:

-       Pada kolom ‘Dipesan’ masukkan pelanggan, yaitu Andi Setiawan

-       Pada No SO, secara otomatis sudah terisi nomor urut SO

-       Pada Tgl SO, isikan tanggal transaksi pemesanan barang

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core i7. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dijual

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada Keterangan, isikan keterangan tentang transaksi

-       Total Faktur berjumlah Rp.13.200.000. Hal ini karena ada tambahan pajak (PPN 10%)

Ø  Untuk mencatat uang muka, maka pada formulir Pesanan Penjualan klik ikon ‘Uang Muka’. Selanjutnya akan terbuka formulir Faktur Penjualan dengan kolom yang sudah terisi otomatis.

Ø  Hilangkan tanda centang pada ‘Termasuk Pajak’, pada Tanggal Faktur dan Tanggal Kirim isikan tanggal 18/02/2011. Pada kolom Harga satuan, ubah nilai sebesar uang muka sebelum ditambah PPN 10% yaitu Rp.1.000.000,00.

Ø  Untuk mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan, maka klik ikon ‘Terima Bayaran’.

Ø  Pada formulir ‘Terima Pelanggan’ pada kolom Bank, pilih rekening untuk penerimaan uang (dalam contoh ini Bank), pada Tanggal Pembayaran isikan tanggal transaksi waktu penerimaan uang muka, pada Tanggal cek isikan tanggal 18/02/2011, dan pada Catatan isikan keterangan tentang transaksi. Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’. Dengan ini transaksi penerimaan uang muka sudah selesai dan Faktur Penjualan dalam status ‘Paid’ atau sudah terbayar.

Ø  Pada Faktur Penjualan, klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka saldo rekening Bank bertambah Rp.1.100.000,00, rekening PPN Keluaran bertambah Rp.100.000,00 dan rekening Uang muka penjualan bertambah Rp.1.000.000,00.

                                                

2.   Transaksi selanjutnya yaitu pada tanggal 20 Februari 2011, Andi Setiawan mengambil pesanan 2 unit Notebook dengan melunasi kekurangan pembayaran.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Langkah pertama yaitu mencatat penyerahan pesanan barang dagang.

Ø  Pada menu bar klik Daftar >> Penjualan >> Pesanan Penjualan.

Ø  Buka Pesanan Penjualan dari Andi Setiawan transaksi anggal 18 Februari 2011 dengan cara klik ganda pada daftar.

Ø  Formulir Pesanan Penjualan otomatis terisi transaksi pemesanan tanggal 18 Februari 2011. Selanjutnya klik ikon ‘Kirim Pesanan’.

Ø  Pada formulir ‘Kirim Pesanan’, pada ‘Tgl Pengiriman’ isikan tanggal transaksi penerimaan barang. Dalam hal ini barang yang akan diserahkan adalah Notebook Core i7 sebanyak 2 unit. Selanjutnya klik ikon ‘Faktur’. Dengan ini maka penyerahan barang dagang sudah tercatat dan persediaan Notebook sudah berkurang Rp.10.500.000,00 dan rekening Barang Terikirim bertambah Rp.10.500.000,00.

Ø  Pada ‘Faktur Penjualan’, pada Tgl Faktur isikan tanggal 20/02/2011. Kemudian untuk mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan klik ikon ‘Terima Bayaran’. Dalam hal ini faktur penjualan sudah dicatat dan dibuat, dan bertambahlah piutang dagang sebesar Rp.12.100.000,00, Uang muka penjualan berkurang Rp.1.000.000,00, rekening Penjualan Notebook bertambah Rp.12.000.000,00, HPP Notebook bertambah Rp.10.500.000,00, Barang Terkirim berkurang Rp.10.500.000,00, dan PPN Keluaran bertambah Rp.1.100.000,00

Ø  Pada formulir ‘Terima Pelanggan’, pada Tgl Pembayaran dan Tgl Cek isikan tanggal 20/02/2011, pada Bank isikan rekening untuk penerimaan uang (dalam contoh ini Bank). Dalam hal ini perusahaan akan menerima pembayaran dari Andi Setiawan sebesar  Rp.12.100.000,00. Selanjutnya klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Dengan ini pencatatan sudah selesai, dan Faktur Penjualan sudah ditutup dengan adanya tanda cap ‘Paid’ dan Pesanan Pembelian juga sudah ditutup dengan tanda cap ‘Proceeded’.

Ø  Klik ‘Simpan & Tutup’ untuk Faktur Penjualan dan Pesanan Penjualan.

Atas transaksi penerimaan uang ini maka saldo rekening Bank bertambah Rp.12.100.000,00, rekening Piutang dagang berkurang Rp.12.100.000,00.

c.         Mencatat transaksi dengan formulir Penerimaan Penjualan

Contoh kasus: 

Pada tanggal 2 Maret 2011, perusahaan menerima pelunasan dari pelanggan Andi Setiawan atas transaksi penjualan yang terjadi pada tanggal 12 Februari 2011 sebesar Rp.2.600.000,00 (sudah termasuk tambahan PPN 10%).

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Penjualan >> Penerimaan Penjualan.

Isikan pada formulir Terima Pelanggan sebagai berikut:

-       Pada kolom ‘Diterima dr’ masukkan pelanggan, yaitu Andi Setiawan

-       Pada ‘No Form’, secara otomatis sudah terisi nomor urut Form

-       Pada ‘Tgl Pembayaran’, isikan tanggal transaksi pembayaran

-       Pada ‘Bank’, masukkan rekening penerimaan pembayaran (dalam contoh ini Bank)

-       Pada ‘Jumlah Cek’, isikan jumlah pembayaran setelah ditambah PPN 10%.

-       Pada ‘Catatan’, isikan keterangan tentang penerimaan uang

-       Pada kolom ‘Jumlah Pembayaran’, isikan jumlah pembayaran dari pelanggan setelah ditambah PPN 10%.

Ø  Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi penerimaan uang ini maka saldo rekening Bank bertambah Rp.2.600.000,00, rekening Piutang dagang berkurang Rp.2.600.000,00.