Mencatat transaksi pembelian

      Mencatat transaksi pembelian

Transaksi pembelian dicatat melalui menu Aktifitas >> Pembelian. Untuk transaksi pembelian tunai atau kredit secara langsung maka menggunakan Faktur Pembelian. Sedangkan transaksi pembelian yang didahului dengan pemesanan barang maka menggunakan Formulir Pesanan Pembelian.

a.    Mencatat transaksi dengan Faktur Pembelian

Contoh kasus: 

1.    Tanggal 4 Maret 2011 perusahaan membeli 2 unit Notebook Core i7 kepada pemasok CV. Citra Angkasa seharga per unit Rp.5.250.000,00 (belum termasuk PPN 10%) dan dibayar lunas.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Pembelian >> Faktur Pembelian.

Isikan pada Faktur Pembelian sebagai berikut:

-       Pada ‘Pemasok’ masukkan pemasok, yaitu CV Citra Angkasa

-       Pada No Faktur, isikan nomor faktur, yaitu 1000

-       Pada Tgl Faktur, isikan tanggal transaksi

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman atau penyerahan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core i7. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dijual

-       Pada kolom ‘Harga Satuan’, isikan harga beli Notebook

-       Pada %Diskon, jika tidak ada diskon maka kosongkan

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada kolom ‘Jumlah’ secara otomatis terisi jumlah total harga yang dibeli.

-       Pada ‘Keterangan’ isikan keterangan tentang transaksi

-       Pada ‘Total’, adalah total pembayaran setelah ditambah PPN 10% yaitu Rp.11.550.000,00.

ØJika sudah klik ikon ‘Bayar Pemasok’. Hal ini karena perusahaan membayar langsung pada pemasok berupa 2 unit Notebook ditambah PPN 10% sebesar Rp.11.550.000,00. Selanjutnya terbuka formulir ‘Bayar Pemasok

Ø  Pada Bank masukkan rekening untuk pembayaran (dalam contoh ini Bank), pada ‘Tgl Pembayaran’ dan ‘Tgl Cek’, isikan tanggal transaksi pembayaran, pada ‘Catatan’ isikan keterangan tentang transaksi.  Selanjutnya klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Kemudian akan kembali ke formulir Faktur Pembelian, klik ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka rekening bank berkurang Rp.11.550.000,00, rekening Persediaan Notebook bertambah Rp.10.500.000,00, dan rekening PPN Masukan bertambah Rp.1.050.000,00.

2.    Tanggal 7 Maret 2011 perusahaan membeli 1 unit Notebook Core 2 Duo kepada pemasok CV. Citra Angkasa seharga Rp.4.000.000,00 (belum termasuk PPN 10%), dibayar Rp.3.000.000,00 dan sisanya dibayar bulan depan.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Pembelian >> Faktur Pembelian.

Ø  Selanjutnya akan terbuka formulir Faktur Pembelian. Isikan pada Faktur Pembelian sebagai berikut:

-       Pada ‘Pemasok’ masukkan pemasok, yaitu CV Citra Angkasa

-       Pada No Faktur, isikan nomor urut faktur, yaitu 1001

-       Pada Tgl Faktur, isikan tanggal transaksi

-       Pada Tgl Kirim, isikan tanggal pengiriman atau penyerahan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core 2 Duo. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dijual

-       Pada kolom ‘Harga Satuan’, isikan harga beli Notebook

-       Pada %Diskon, jika tidak ada diskon maka kosongkan

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada kolom ‘Jumlah’ secara otomatis terisi jumlah total harga yang dibeli.

-       Pada ‘Keterangan’ isikan keterangan tentang transaksi

-       Pada ‘Total’, adalah total pembayaran setelah ditambah PPN 10% yaitu Rp.4.400.000,00.

ØJika sudah klik ikon ‘Bayar Pemasok’. Hal ini karena perusahaan membayar langsung sebesar Rp.3.000.000,00 dan sisanya akan dibayar bulan depan. Selanjutnya terbuka formulir ‘Bayar Pemasok’ seperti berikut:

Ø  Pada Bank masukkan rekening untuk pembayaran (dalam contoh ini Bank), pada ‘Tgl Pembayaran’ dan ‘Tgl Cek’, isikan tanggal transaksi pembayaran yaitu 07/03/2011, pada ‘Catatan’ isikan keterangan tentang transaksi, pada Jumlah Pembayaran dan Jumlah Cek isikan jumlah pembayaran yaitu Rp.3.000.000,00.  Selanjutnya klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Kemudian akan kembali ke formulir Faktur Pembelian, klik ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka rekening bank berkurang Rp.3.000.000,00, rekening Hutang Dagang bertambah Rp.1.400.000,00, rekening Persediaan Notebook bertambah Rp.4.000.000,00, dan rekening PPN Masukan bertambah Rp.400.000,00.

                           

b.    Mencatat transaksi dengan formulir Pesanan Pembelian

Contoh kasus: 

1.    Tanggal 10 Maret 2011 perusahaan memesan barang dari pemasok CV Citra Angkasa yaitu 2 unit Notebook Core i7 seharga Rp.5.250.000,00 per unitnya (belum termasuk PPN 10%) dengan memberi uang muka Rp.1.000.000,00 ditambah PPN 10%.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Pembelian >> Pesanan Pembelian.

 Isikan pada formulir Pesanan Penjualan sebagai berikut:

-       Pada kolom ‘Pemasok’ masukkan pemasok, yaitu CV Citra Angkasa

-       Pada No PO, secara otomatis sudah terisi nomor urut PO

-       Pada Tgl PO, isikan tanggal transaksi pemesanan barang

-       Pada Tgl Diminta, isikan tanggal permintaan barang

-       Pada kolom Barang, masukkan Notebook Core i7. Selanjutnya secara otomatis kolom lainnya akan terisi informasi barang.

-       Pada kolom Kts (Kuantitas), isikan jumlah barang yang dibeli

-       Pada Pajak, secara otomatis akan terisi kode pajak yang telah Anda buat (T).

-       Pada Keterangan, isikan keterangan tentang transaksi

-       Total Pesan berjumlah Rp.11.550.000,00. Hal ini karena ada tambahan pajak (PPN 10%)

Ø  Untuk mencatat uang muka, maka pada formulir Pesanan Pembelian klik ikon ‘Uang Muka’. Selanjutnya akan terbuka formulir Faktur Pembelian dengan kolom yang sudah terisi otomatis.

Ø  Hilangkan tanda centang pada ‘Termasuk Pajak’, pada No Faktur isikan nomor faktur (dalam contoh ini 1002), pada Tanggal Kirim isikan tanggal pengiriman. Pada kolom Harga satuan, ubah nilai sebesar uang muka sebelum ditambah PPN 10% yaitu Rp.1.000.000,00.

Ø  Untuk mencatat pembayaran kepada pemasok, maka klik ikon ‘Bayar Pemasok’.

Ø  Pada formulir ‘Bayar Pemasok’ pada kolom Bank, pilih rekening untuk pembayaran (dalam contoh ini Bank), pada Tanggal Pembayaran isikan tanggal transaksi waktu pembayaran uang muka, pada Tanggal cek isikan tanggal 10/03/2011, dan pada Catatan isikan keterangan tentang transaksi. Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Pada Faktur Pembelian, klik tombol ‘Simpan & Tutup’ dan pada Pesanan Pembelian klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka saldo rekening Bank berkurang Rp.1.100.000,00, rekening PPN Masukan bertambah Rp.100.000,00 dan rekening Uang muka pembelian bertambah Rp.1.000.000,00.

2.    Transaksi selanjutnya yaitu pada tanggal 12 Maret 2011 pesanan di antar dan perusahaan membayar lunas.

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Langkah pertama yaitu mencatat penyerahan pesanan barang dagang dari perusahaan.

Ø  Pada menu bar klik Daftar >> Pembelian >> Pesanan Pembelian.

Ø  Buka Pesanan Pembelian transaksi tanggal 10 Maret 2011 dengan cara klik ganda pada daftar.

Ø  Formulir Pesanan Pembelian otomatis terisi transaksi pemesanan tanggal 10 Maret 2011. Selanjutnya klik ikon ‘Terima Barang’.

Ø  Pada formulir ‘Penerimaan Barang’, pada ‘No Terima’ isikan nomor urut terima (dalam contoh ini 1000), pada ‘Tgl Terima’ isikan tanggal transaksi penerimaan barang. Selanjutnya klik ikon ‘Buat Faktur’. Dengan ini maka penyerahan barang dagang sudah tercatat dan persediaan Notebook bertambah Rp.10.500.000,00 dan rekening Penerimaan barang belum tertagih bertambah Rp.10.500.000,00.

Ø  Pada ‘Faktur Pembelian’, pada No Faktur isikan nomor urut faktur (dalam contoh ini 1003), pada Tgl Faktur dan Tgl Kirim isikan tanggal 12/03/2011. Kemudian untuk mencatat pembayaran ke pemasok klik ikon ‘Bayar Pemasok’. Dalam hal ini faktur pembelian sudah dicatat dan dibuat.

Ø  Pada formulir ‘Bayar Pemasok’, pada Tgl Pembayaran dan Tgl Cek isikan tanggal 12/03/2011, pada Bank isikan rekening untuk penerimaan uang (dalam contoh ini Bank). Dalam hal ini perusahaan akan membayar ke pemasok sebesar  Rp.10.450.000,00. Selanjutnya klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Ø  Klik ‘Simpan & Tutup’ untuk Faktur Pembelian dan Penerimaan Barang.

c.    Mencatat transaksi dengan formulir Pembayaran Pembelian

Contoh kasus: 

Pada tanggal 17 Maret 2011, perusahaan melunasi pembayaran kepada pemasok CV Citra Angkasa untuk transaksi pembelian yang terjadi pada tanggal 7 Maret 2011 sebesar Rp.1.400.000,00 (sudah termasuk tambahan PPN 10%).

Langkah-langkah pencatatan sebagai berikut:

Ø  Pada menu bar klik Aktifitas >> Pembelian >> Pembayaran Pembelian.

Ø  Selanjutnya akan terbuka formulir ‘Bayar Pemasok’ seperti berikut:

Isikan pada formulir ‘Bayar Pemasok’ sebagai berikut:

-       Pada kolom ‘Pemasok’ masukkan pemasok yaitu CV Citra Angkasa

-       Pada ‘Bank’, masukkan rekening penerimaan pembayaran (dalam contoh ini Bank)

-       Pada ‘Catatan’ isikan keterangan tentang transaksi, atau dapat dikosongkan

-       Pada ‘Jumlah Cek’, isikan jumlah pembayaran setelah ditambah PPN 10%.

-       Pada ‘Catatan’, isikan keterangan tentang penerimaan uang

-       Pada kolom ‘Jumlah Pembayaran’ dan ‘Jumlah Cek’, isikan jumlah pembayaran sebesar Rp.1.400.000,00.

Ø  Jika sudah klik tombol ‘Simpan & Tutup’.

Atas transaksi ini maka saldo rekening Bank berkurang Rp.1.400.000,00 dan rekening Hutang dagang berkurang Rp.1.400.000,00.